Saiba como se organizar para as viagens de negócios

Conheça dicas e conselhos que o ajudarão a se organizar durante uma viagem corporativa

Toda viagem requer organização e planejamento para evitar imprevistos e otimizar o tempo. E quando se faz uma viagem de negócios, isso é ainda mais importante, já que ela deve ser agradável e produtiva.

Neste sentido, utilizar uma planilha de controle de viagens é uma boa estratégia para ter uma visão geral dos gastos durante viagens dessa natureza. Mas o funcionário pode utilizar outras ações para se organizar melhor e não ter problemas, tanto durante a viagem quanto ao prestar as contas com a empresa. Conheça algumas dessas dicas abaixo.

Compre passagens com antecedência

Seja em viagens pessoais ou a negócios, é sempre importante procurar comprar as passagens com antecedência. Quanto antes isso acontecer, maiores são as chances de encontrar as passagens para os horários que precisa. Para baratear essa compra, pode ser interessante pesquisar por elas em horários alternativos, como de madrugada, ou até estender a viagem em até dois dias, com a passagem de volta ficando mais barata.

Outro ponto-chave é estar atento aos horários dos compromissos que o viajante terá. O ideal é que ele já esteja na cidade algumas horas antes de qualquer compromisso, de forma a não perder nenhuma oportunidade. Essa antecedência também será importante para que a pessoa possa se organizar e deslocar sem pressa.

Defina a estadia

Outro ponto que deve ser decidido com bastante antecedência é a escolha do hotel em qual ficará hospedado. Quanto mais rápido isso for decidido, mais chances de encontrar quartos disponíveis para as datas da viagem. Para escolher a acomodação, deve-se levar em consideração a estrutura do local e as comodidades como café da manhã.

A localização também é importante de ser analisada. Afinal, de pouco adianta encontrar um bom hotel se ele estiver muito distante dos locais de reunião ou eventos em que irá participar.

Planeje os deslocamentos necessários

Também é importante se organizar quanto aos deslocamentos que você precisará fazer durante a viagem. Primeiro, deve-se combinar com a empresa como será feito esse transporte: ela permitirá que o colaborador alugue um carro para se deslocar? Ou ele deve utilizar táxi, ou outros aplicativos de transporte?

Além de escolher entre as possibilidades de transporte possíveis, também é preciso estudar e avaliar o tempo de deslocamento de um local para outro. Isso será fundamental para organizar sua rotina durante a viagem, tendo uma noção de tempo mais adequada sobre quanto, em média, será gasto para ir do hotel até um local de reunião ou apresentação, por exemplo.

Leve bateria extra

Hoje, os eletrônicos são equipamentos essenciais para praticamente todos os tipos de trabalho. E ao viajar, uma recomendação importante é levar uma bateria portátil ou extra como precaução caso seja necessário carregar o seu smartphone ou notebook. Isso evitará que você enfrente contratempos e não seja prejudicado porque a bateria desses aparelhos chegou ao fim.

Garanta um plano de dados de acesso à Internet e telefonia

Ter a certeza de que você está conectado à Internet é algo fundamental em viagens dessa natureza. E, certamente, será muito frustrante e estressante caso você sofra com sinais ruins para trabalhar, atrapalhando sua comunicação com o restante da sua equipe e prejudicando a sua produtividade.

Portanto, é importante investir em um bom plano de dados para garantir o acesso necessário à Internet durante esse período. O plano também deve incluir um bom pacote para ligações telefônicas, dando a você toda a liberdade para se comunicar sempre que for preciso.

Organize os recibos e notas fiscais para prestação de contas

Por fim, é fundamental ter em mente que essa é uma viagem de negócios. Assim, é importante guardar os recibos de todos os gastos com alimentação básica e transporte que podem ser de responsabilidade da empresa. Essas notas fiscais deverão ser apresentadas ao setor financeiro após o retorno da viagem.

Portanto, lembre-se de guardar todos os recibos das despesas relacionadas que tiver durante a viagem. Por exemplo, você pode precisar comprar um equipamento para fazer uma apresentação, então essa nota fiscal deve ser guardada. Ao fim do dia, já coloque esses recibos dentro da mala para não deixá-los para trás, organizando-os por tipo de despesa: comida, transporte, entre outras categorias.