Confira 4 dicas para gerenciar a sua equipe de forma remota

A atividade remota ganhou muita força nos últimos anos, principalmente depois do início da epidemia do Coronavírus, que tornou o isolamento e a realização de atividades considerando a distância física uma necessidade. Entretanto, para que esse modelo de produção atinja os objetivos programados, é fundamental que os empresários ou profissionais de cargos mais altos saibam gerenciar a sua equipe nessas condições.

 

Antes de falar sobre as formas de gerenciar uma equipe, as principais ferramentas utilizadas, e como esses processos são importantes para manter a qualidade de trabalho, é preciso explicar como funciona a atividade remota e porquê ela vem ganhando força.

O que é trabalho remoto?

O trabalho remoto nada mais é do que aquele serviço que não é realizado de forma presencial. Ou seja, as atividades ou as tarefas dos funcionários de uma empresa não são realizadas necessariamente localizados no estabelecimento, como a sede da empresa.

 

Por diversas razões, esse modelo de negócio, em que os funcionários trabalham nas suas próprias casas, coworkings, ou em ambientes que eles acham melhor, começou a ser utilizado. 

Inclusive, esse tipo de serviço oferece diversos benefícios para colaboradores e empresa. Conheça algumas das vantagens a seguir:

 

• Corte de custos estruturais;
• Maior tempo de produção;
• Aumento do conforto e tranquilidade;
• Colaboradores com mais energia e engajados;
• Elimina a necessidade da locomoção até o trabalho;
• Reduz benefícios como vale-transporte e vale refeição.

 

A possibilidade de executar esse tipo de modelo de serviço se mostra muito benéfica, mas precisa de disciplina e suporte adequado.

 

Além disso, ela pode ocorrer mais facilmente em determinados tipos de serviço e/ou empresa, especialmente aquelas em que as principais atividades são realizadas por computadores. 

 

Em um comércio, por exemplo, a atividade remota só é possível se houver a integração com o ambiente online, como site, redes sociais e lojas digitais.

 

No último ano, excepcionalmente, por conta do avanço desenfreado da pandemia do coronavírus, essa opção se tornou uma necessidade nas empresas de diferentes áreas. 

 

Isso porque entre as principais restrições utilizadas no começo da pandemia, para frear o contágio da doença, foi o fechamento de estabelecimentos por tempo indeterminado.

 

Isso estimulou ainda mais esse movimento que já estava acontecendo para a integração dos ambientes e conciliação com atividades remotas.

 

Assim, aproveitando essa necessidade, muitas empresas passaram a utilizar esse modelo como única opção de manter suas atividades, até porque as restrições continuam, causando uma ação/evolução ainda mais efetiva e rápida do trabalho remoto, que se mostra uma oportunidade a longo prazo, demandando adaptação das equipes.

Impacto no gerenciamento das equipes

Por não contar com o contato direto com os funcionários da empresa, naturalmente, pode ser mais difícil gerenciar as equipes nesse modelo, mas algo que se mostra ainda mais essencial.

 

Isso porque, além da dificuldade relacionada à comunicação, os gerentes podem não conseguir observar como está sendo a produção, tendo dificuldades em dar um suporte mais claro ou mesmo garantir a entrega da equipe.

 

Por isso, para que esse cenário seja favorável, é muito importante que as empresas se adaptem a esse sistema. Para isso, uma das formas que vem se mostrando mais impactante é utilizar metodologias e ferramentas de gerenciamento de equipe. 

São diversas opções que podem ser utilizadas, tanto para melhorar a comunicação como para organizar melhor os prazos, os relatórios, verificar a produtividade, dentre outros aspectos.

 

Em relação às ações ou métodos que as empresas podem utilizar para melhorar a comunicação, o engajamento e o gerenciamento das empresas, podemos citar:

 

• Reuniões em grupo;
• Grupos de conversa ou conferências;
• Aplicativos de mensagens;
• Sistema de premiações.

 

Já em relação às ferramentas de gerenciamento, separamos em tópicos para dar uma ênfase maior sobre cada uma. Confira quais são as 4 ferramentas que selecionamos e que podem contribuir com um melhor gerenciamento e integração da equipe mesmo no trabalho remoto:

1 – Ferramenta CRM

Uma ferramenta CRM (Customer Relationship Management), ou “gestão de relacionamento com os clientes”, são ferramentas que trabalham visando melhorar o gerenciamento do relacionamento entre empresários, funcionários e clientes.

 

Existem diferentes tipos de CRM no mercado, sendo que cada empresa pode possuir seu próprio modelo de ferramenta, utilizando diferentes tecnologias de integração e comunicação, permitindo o registro de processos, acesso integrado aos documentos e até contatos realizados.

2 – Ferramenta ERP

Ferramentas ERP (“Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado) também são instrumentos muito interessantes para a criação de um sistema de organização interna, no gerenciamento de pessoas, trato com os clientes e que também ajuda a controlar vendas. 

3 – Google Drive e planilhas

Essa é uma ferramenta mais específica, que vem se tornando uma solução fundamental para o trabalho remoto. 

 

Nessa plataforma, as empresas podem organizar todos os trabalhos realizados em pastas, arquivos de mídia, produção, entrega de relatórios e muito mais, permitindo o acesso das equipes ao mesmo arquivo de forma ágil.

 

Além disso, a disponibilidade de planilhas, ou mesmo softwares que permitam a organização de tarefas estilo Kanban, possibilitam que as atividades sejam acompanhadas de forma mais clara e precisa, visualizando a progressão de projetos – por exemplo.

4 – Hangouts Meet

Por fim, separamos uma ferramenta que é muito importante para a realização de reuniões e que ajudam a melhorar a comunicação interna. 

 

Existem diferentes ferramentas semelhantes, mas o Hangouts Meet é uma ferramenta de fácil acesso (já que faz parte dos aplicativos do google) e que está a um bom tempo no mercado, possui uma interface simples e permite que diversas pessoas acessem um grupo de reunião ao mesmo tempo por meio de um link, entre outras vantagens. 

Capacitação e aprimoramento

Para finalizar, é fundamental destacar que, para que as empresas se mantenham ativas nesse modelo de negócio, ainda mais em tempos difíceis como esse, elas precisam capacitar e ajudar no desenvolvimento dos seus funcionários.

 

Por isso, buscar soluções nesse sentido, como oferecer cursos de capacitação, palestras, treinamentos online, entre outras atividades, pode ser uma estratégia bastante interessante; principalmente para contribuir para uma melhor adesão das novas tecnologias e engajar a equipe nesse momento, contribuindo para seu desenvolvimento.

 

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, site voltado para a veiculação de conteúdos ricos e relevantes para empresas de diversos nichos, bem como estratégias que contribuem para o desenvolvimento do negócio.