Dicas de organização para melhorar a produtividade

Ter organização é fundamental para tudo na vida. Uma pessoa organizada sabe o que tem que fazer, quando fazer, como fazer, mas também consegue ter mais qualidade de vida e sucesso pessoal e profissional.

Um exemplo disso é uma casa organizada, em que os moradores sabem exatamente onde os objetos estão, onde eles devem ser guardados e conseguem até mesmo viver melhor dentro do espaço.

Por outro lado, em uma casa bagunçada, nunca se sabe onde as coisas estão e até mesmo o humor dos moradores pode ser afetado. A falta de organização pode provocar ansiedade, estresse e até quadros de depressão.

Mas além da organização do ambiente, o dia a dia também precisa ser planejado, pois isso ajuda a se lembrar de todas as obrigações e afazeres, sim correr o risco de se esquecer de alguma coisa importante, principalmente no trabalho.

Só que o mais comum é ver pessoas extremamente desorganizadas e que por isso acabam perdendo tempo com coisas e situações que não são importantes.

Este artigo vai explicar estratégias que ajudam a utilizar o tempo, com a organização do espaço pode impactar a produtividade, dar algumas dicas para organizar o ambiente e mostrar técnicas para gerenciar informações e recursos.

Otimizando tempo em dicas

Existem algumas estratégias eficazes que ajudam a organizar as tarefas, prazos e compromissos para otimizar o tempo e melhorar a produtividade. Entre as mais eficientes estão:

Planejar as atividades

Em primeiro lugar, é fundamental organizar tarefas, prazos e compromissos, e para isso o profissional precisa planejar suas atividades.

Uma prestadora de serviço de lavagem de carpete organiza as demandas e prioridades para saber quais tarefas devem ser executadas e manter o foco naquilo que realmente importa, e as pessoas podem fazer a mesma coisa.

Gerenciar o tempo e os intervalos

O profissional pode perder a noção do tempo ao fazer uma pausa para um café ou enquanto estiver conversando com um colega de trabalho, por isso, é tão importante saber gerenciar o próprio tempo ao longo do dia.

É interessante estabelecer um período para realizar as tarefas e determinar um tempo específico para os intervalos.

Existe um método conhecido como Pomodoro em que o profissional realiza 25 minutos de trabalho e depois faz 5 minutos de pausa. A técnica deve ser repetida ao longo do dia para que a produção seja contínua.

No entanto, é válido dizer que o método pode não funcionar para algumas pessoas que precisam de mais tempo para focar em sua função. Nesse caso, ao invés de 25 minutos, elas devem usar o tempo necessário e logo após fazer uma pausa.

Criar uma lista de tarefas

Uma empresa de limpeza de colchão a vapor monta um cronograma com todos os lugares onde precisa passar para realizar o serviço, e isso é muito importante para organizar as tarefas do dia a dia.

Da mesma forma, os prazos e compromissos precisam ser organizados, e uma maneira eficiente de fazer isso é criar uma lista com tudo o que deve ser feito, observando a ordem de prioridade.

As tarefas mais urgentes ou aquelas que demandam mais atenção devem ser feitas primeiro, deixando para depois aquelas que são menos complexas ou que não precisam ser entregues no mesmo dia.

Organização do espaço

A organização do espaço de trabalho pode gerar muitos impactos para a produtividade, pois é muito difícil ter que realizar as tarefas do cotidiano em um ambiente desorganizado, com materiais e documentos jogados.

Antes de trabalhar, o profissional vai ter que colocar cada item em seu lugar, arrumar a bagunça e deixar o espaço agradável visualmente, pois isso vai fazer com que se sinta mais confortável e seguro no decorrer do dia.

Por outro lado, quando o profissional já chega em um ambiente organizado, não precisa arrumar tudo antes de começar suas tarefas, o que aumenta a produtividade imediatamente.

Uma empresa de instalação de tela de proteção preço m2 procura sempre desenvolver maneiras que ajudem os seus colaboradores a focarem em suas tarefas, e a organização é parte fundamental disso.

Uma pessoa que está em um ambiente bem organizado e limpo, consegue manter o foco naquilo que deve fazer e não se sente impactado de maneira negativa pela bagunça ao redor.

O ambiente de trabalho precisa ser organizado e agradável para transmitir tranquilidade e permitir que o profissional alcance bons resultados.

Ambiente organizado: como mantê-lo?

O ambiente de trabalho, ou seja, o espaço onde o profissional realiza suas atividades, precisa colaborar com a produtividade, o foco e a concentração, além de trazer sensação de bem-estar.

O problema é que algumas pessoas têm dificuldades para manter tudo organizado, e com isso acabam atrapalhando a própria rotina. Uma das coisas mais importantes é organizar os materiais de trabalho, e cada item deve ter um local apropriado.

Por exemplo, em uma oficina especialista em Peugeot, cada ferramenta fica guardada em um local adequado, com isso, os profissionais sabem exatamente onde elas estão.

No escritório, é essencial utilizar caixas, pastas e separadores, além de reservar gavetas e espaços no armário para guardar o material. É interessante usar etiquetas para ficar mais fácil de identificar o que tem dentro de cada caixa.

Materiais usados com mais frequência devem ser colocados em locais acessíveis e aqueles que são pouco usados devem ser colocados em outro local.

Digitalizar documentos também é uma dica de organização porque evita que os papéis se acumulem em cima da mesa, nas estantes e nas gavetas.

Basta manter o computador bem organizado para armazenar esses documentos e ainda economizar com a impressão, algo sustentável e necessário nos dias de hoje.

A procrastinação é outro hábito que pode prejudicar a organização, por isso, as tarefas devem ser realizadas o quanto antes ou determinar o tempo em que precisam ser feitas, caso não sejam muito urgentes.

A equipe do escritório de uma empresa de aluguel de caminhão guindaste pode fazer a mesma coisa e toda vez que tirarem do lugar algum objeto ou documento, deve ser retornado imediatamente para o lugar de origem quando não for mais usado.

Informações e recursos: de que modos gerenciá-los juntos?

Existem algumas técnicas que ajudam a gerenciar informações e recursos e são ótimos para facilitar a organização e a produtividade.

Um desses métodos é conhecido como Kanban e muito útil para visualizar as tarefas que precisam ser cumpridas, além de acompanhar seu andamento. O sistema foi feito para organizar as atividades e categorizá-las de acordo com prioridade e progresso.

O profissional de um despachante CNH cassada pode usar um quadro, um caderno ou até um software específico para desenhar 3 colunas que serão nomeadas como “para fazer”, “em andamento” e “concluído”.

Cada coluna será preenchida com as tarefas que devem ser executadas no período, considerando o nível de prioridade de cada ação e seu andamento.

Essa metodologia é muito útil para visualizar os compromissos, evitar esquecimentos e aumentar o controle das demandas, para que o profissional consiga administrar melhor suas atividades.

Outra metodologia muito usada é conhecida como SMART, e ajuda a ter mais controle sobre o tempo e produtividade, de modo que o profissional possa definir com eficiência quais são seus objetivos.

Pode ser usado por pessoas e empresas, como uma gráfica de impressão digital colorida, para saber o que é prioritário e conseguir bons resultados. SMART é um acrônimo em inglês para:

• Specific (específica);
• Measurable (mensurável);
• Attainable (alcançável);
• Relevant (relevante);
• Time based (temporal).

As metas devem possuir todas essas características, pois assim fica mais fácil enxergar aquilo que realmente traz resultados e ainda melhora a organização das prioridades e tarefas que devem ser concluídas.

Mas além de usar métodos, também é interessante investir em alguns softwares porque a tecnologia traz muitas facilidades para o dia a dia das pessoas, inclusive no trabalho.

Existem recursos gratuitos que ajudam a melhorar a gestão de tempo e aumentar a produtividade, trazendo muitos benefícios para a vida pessoal e profissional.

Para uma empresa de monitoramento eletrônico residencial fica muito mais fácil administrar as demandas e projetos, assim como realizar outras operações importantes em sua rotina, usando os recursos tecnológicos.

Para os profissionais, é uma forma de identificar tarefas pendentes e administrar melhor o próprio tempo para ser mais produtivo.

Considerações finais

Ser organizado é fundamental para melhorar a produtividade, cuidar de todas as tarefas que precisam ser realizadas e até mesmo alcançar resultados melhores no cotidiano.

Felizmente, existem muitas ferramentas e até recursos tecnológicos que ajudam os profissionais e empresas a alcançarem esse objetivo com mais facilidade.

Com isso, conseguem ter um dia a dia muito mais produtivo e evitam os percalços e problemas que podem surgir com a falta de organização.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.